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Cómo dirigir reuniones de manera efectiva

Cómo dirigir reuniones de manera efectiva

Cómo dirigir reuniones de manera efectiva.

Las reuniones son sólo un componente del motor que impulsa los negocios. ¡Sin embargo, muchas reuniones parecen ser –y a menudo lo son– una pérdida de tiempo!  Las personas que utilizan las reuniones de manera eficaz son minoría, cómo iluminados. El saber cuándo reunirse y cómo reunirse puede hacer que las reuniones sean eficientes, eficaces y probablemente también divertidas, impidiendo que se pierda tiempo dinero y salud mental.

Comencemos definiendo ¿Qué es una reunión?.   Según Linda A. Hill, catedrática y presidenta de Leadership Iniciative en Harvard Business School, una reunión –desde el punto de vista empresarial– se define en pocas palabras cómo un grupo de personas que se juntan a hacer negocios.

Primero debemos tener claro ¿QUÉ QUEREMOS LOGRAR CON LA REUNIÓN?, para lo cual debemos tener presente que hay varios tipos básicos de reuniones, y cada uno de ellos logra un propósito diferente, veamos:

En una reunión de solución de problemas, los participantes primero definen un desafío –como el aumento de producción o alcanzar una meta de ventas– y luego se sugieren formas de abordarlo.

En una reunión para toma de decisiones, el grupo selecciona una solución para poner en práctica.

Una reunión de revisión de estado de un proyecto está diseñada para mantener a todos en el equipo al tanto de los acontecimientos más recientes.

Obviamente, las reuniones pueden ser celebradas con más de un propósito. Las reuniones del personal, por ejemplo, a menudo sirven tanto para proporcionar información actualizada como para resolver problemas específicos. Ya sea que tenga uno o varios propósitos, es el propósito el que determina cuándo convocar a una reunión. En virtud de esto, podemos abordar el siguiente aspecto a considerar, ¿CUÁNDO CONVOCAR A UNA REUNIÓN?.

En general, convoque a una reunión cuando usted:

• Necesita a todo el grupo para entregar información o consejo.
• Quiere que su equipo participe en la toma de una decisión o en resolver algún problema.
• Quiere compartir información, un éxito o una preocupación con todo el grupo o concientizar al grupo de una situación en particular.
• Tiene un problema que necesita de las opiniones de los miembros de diferentes grupos con diferentes perspectivas o agendas.
• Encuentra que debe aclararse la responsabilidad de un problema, asunto o área.
• Descubre que el grupo siente la necesidad de reunirse.

Otro aspecto a considerar una vez convocada la reunión es la CREACIÓN DE UNA AGENDA. Crear una agenda antes de una reunión es crucial para estar preparado y obtener el mayor provecho de ella. Para elaborar una agenda, considere lo siguiente:

• El propósito de la reunión, ya sea el resolver un problema, tomar una decisión o revisar el estado de un proyecto.
• Resultados u objetivos esperados.
• Roles de los participantes.
• Temas a discutir, persona responsable y tiempo asignado.

El consejo que nos da Linda A. Hill al respecto es que, el tiempo asignado para las cuestiones específicas puede variar. Es preferible subestimar en lugar de sobreestimar el número de cuestiones que puede manejar un grupo en un periodo de tiempo determinado. Incluya sólo el número de temas que el grupo pueda realmente cubrir en el periodo de tiempo determinado. El tiempo asignado depende del propósito de la reunión y su agenda. Como pauta general, asuma que le tomará al menos 30 minutos para cubrir un tema y dos horas para cubrir cinco. Normalmente, una reunión de negocios dura entre 30 minutos y dos horas; lo normal es que mientras más corta mejor.

Por último usted debe PREPARAR LA REUNIÓN y para eso se puede empezar por determinar a quién invitar; considere que el propósito le dirá a quién invitar en virtud del interés o influencia que tengan en el tema en cuestión.  Posteriormente procederá a preparar el lugar de la reunión, considere el tamaño de la sala y los equipos que deba tener disponibles cómo teléfonos, computadora, proyectores, pantallas, hojas para los participantes, zona de break con agua, café y galletas, etc.

“No tiene sentido decir que no hay tiempo suficiente para estar bien informado. El tiempo dedicado a pensar es el que permite ahorrar más tiempo.”

– Norman Cousins –